כל התנאים, המדיניות והנספחים של SmartOps AI במקום אחד
מסמך זה ("ההסכם" או "תנאי השימוש") מהווה הסכם משפטי מחייב בין מפעילת השירות SmartOps AI ("החברה", "אנו") לבין כל אדם או ישות המשתמשים באתר ובמערכת ("הלקוח", "המשתמש", "אתה"). ההסכם חל על השימוש באתר, בהרשמה, במערכת ה-ERP על כל מודוליה, ובכל שירות נלווה.
"החברה" / "מפעילת השירות" / "אנו" — [שם העוסק], עוסק מורשה מס' [מספר עוסק / ת"ז], המפעיל את השירות תחת השם המסחרי "SmartOps AI"; כל אזכור של "החברה", "מפעילת השירות" או "אנו" במסמכי ההתקשרות מתייחס לאותה ישות; "המערכת" או "השירות" — פלטפורמת SmartOps AI, על כל מודוליה, ממשקיה, האתר וכל שירות נלווה; "תוכן הלקוח" — כל נתון, מסמך, קובץ, רשומה או פלט שהלקוח מזין, מעלה, יוצר או מפיק במערכת; "משתמש מורשה" — עובד, נותן שירות או נציג של הלקוח שהוקצתה לו גישה מטעם הלקוח; "טופס הזמנה" — כל מסמך מסחרי, הצעת מחיר או נספח פרטני החל על לקוח מסוים; "מסמכי המשנה" — מדיניות הפרטיות, נספח עיבוד המידע (DPA), מפרט השירות (SLA), מדיניות הביטול והמחיקה וכל נספח אחר המפורסם באתר או מצורף לטופס הזמנה. כותרות הסעיפים נועדו לנוחות בלבד. האמור בלשון יחיד כולל רבים ולהפך, ולשון זכר כוללת נקבה.
2.1. הסכם זה יחד עם מסמכי המשנה וכל טופס הזמנה מהווים את ההסכם המלא בין הצדדים, וגוברים על כל מצג, הבטחה או הסכמה קודמים, בעל-פה או בכתב.
2.2. קבלת ההסכם: השימוש במערכת, ההרשמה אליה, סימון תיבת ההסכמה או ביצוע כל פעולת אישור אקטיבית באתר, מהווים הסכמה מלאה, מפורשת ומודעת לתנאי הסכם זה ולמסמכי המשנה. מי שאינו מסכים לתנאים — אינו רשאי לעשות שימוש במערכת.
2.3. הצהרת סמכות: המאשר את ההסכם מצהיר כי הוא בגיר, כשיר משפטית, וכי ככל שהוא פועל בשם ישות — הוא מוסמך לחייבה.
2.4. סדר עדיפויות: בכל מקרה של סתירה, טופס ההזמנה יגבר לעניין הפרטים המסחריים בלבד; לאחריו הסכם זה; ולאחריו יתר מסמכי המשנה, אלא אם נקבע במפורש אחרת.
3.1. המערכת מספקת כלים לניהול פעילות עסקית, לרבות מכירות, רכש, מלאי, לקוחות, ספקים, מסמכים חשבונאיים, דוחות פיננסיים, אוטומציות ורכיבים מבוססי בינה מלאכותית, הכל לצורכי סיוע תפעולי.
3.2. בכפוף לתשלום ולעמידה בתנאי הסכם זה, מוענק ללקוח רישיון שימוש אישי/ארגוני, מוגבל, לא בלעדי, לא ניתן להעברה, בלתי סחיר ובר-ביטול, בהתאם למסלול שנרכש ולמכסות שנקבעו.
3.3. הרישיון אינו כולל זכות להעתיק, לשכפל, לבצע הנדסה חוזרת, לפרק, לתרגם קוד, למכור, להשכיר, להעניק רישיון משנה או להנגיש את המערכת לצד שלישי, למעט משתמשים מורשים של הלקוח.
4.1. הגישה מותרת למשתמשים מורשים בלבד. הלקוח אחראי באופן מלא ובלעדי לכל פעולה המתבצעת בחשבונו ומטעם משתמשיו.
4.2. הלקוח אחראי לשמירת סודיות פרטי ההתחברות, להקצאת הרשאות לפי הצורך העסקי בלבד (עקרון המידור), ולעדכון מיידי של החברה בכל חשד לגישה בלתי מורשית.
4.3. החברה לא תישא באחריות לנזק שנגרם כתוצאה מאי-שמירת פרטי גישה, שיתוף חשבון או ניהול הרשאות לקוי מצד הלקוח.
5.1. בעלות: תוכן הלקוח הוא ונשאר בבעלותו המלאה והבלעדית של הלקוח. אין בהסכם זה כדי להעביר לחברה זכות קניינית כלשהי בתוכן הלקוח.
5.2. רישיון תפעולי: הלקוח מעניק לחברה רישיון מוגבל, לא בלעדי ונטול תמלוגים, להשתמש, לאחסן, לעבד, להעביר ולשכפל את תוכן הלקוח, אך ורק במידה הנדרשת לאספקת השירות, לתחזוקתו, לאבטחתו ולעמידה בדין. החברה לא תעשה בתוכן הלקוח כל שימוש החורג מכך.
5.3. אחריות הלקוח לתוכן: הלקוח אחראי באופן מלא ובלעדי לנכונות, חוקיות, שלמות, עדכניות ואיכות תוכן הלקוח, ולכל ההרשאות והבסיס החוקי הנדרשים לעיבודו, לרבות ביחס למידע אישי של צדדים שלישיים.
5.4. היעדר ייעוץ: המערכת מספקת כלי עיבוד וניהול, ואינה מהווה ייעוץ משפטי, חשבונאי, מיסויי, מסחרי או רגולטורי. אין להסתמך על פלטי המערכת כתחליף לייעוץ מקצועי.
6.1. מותר שימוש לצרכים עסקיים פנימיים וחוקיים בלבד.
6.2. אסור, בין היתר: שימוש בלתי מורשה או מטעה; פגיעה בזמינות או בשלמות השירות; ניסיון לעקוף מנגנוני אבטחה; העלאת תוכן בלתי חוקי, מפר זכויות, מזיק או זדוני; שימוש הפוגע בצדדים שלישיים; שימוש לצורך פיתוח מוצר מתחרה; או שימוש החורג ממכסות המסלול.
7.1. חלק מיכולות המערכת מבוססות על עיבוד אוטומטי ובינה מלאכותית, לרבות ניתוח טקסט, סיווג מסמכים, חילוץ נתונים והצעות פעולה, ועשויות להסתמך על ספקי עיבוד ומודלים חיצוניים כמפורט בנספח עיבוד המידע (DPA).
7.2. פלטי המערכת, לרבות פלטי AI, נועדו לסיוע בלבד, עשויים להכיל שגיאות או אי-דיוקים, ואינם מהווים המלצה או ייעוץ. האחריות לבדיקת הפלטים ולהסתמכות עליהם — עסקית, חשבונאית, מיסויית או משפטית — היא של הלקוח בלבד.
7.3. החברה אינה מתחייבת לדיוק, לשלמות או להתאמה לצורך מסוים של פלטים כלשהם.
8.1. המערכת כוללת יכולות חתימה אלקטרונית והפקת מסמכים חתומים, המבוצעות באמצעות רכיב חתימה ייעודי, ואשר עשויות להסתמך על ספקי תשתית חיצוניים.
8.2. החתימה המסופקת במערכת היא חתימה אלקטרונית "רגילה" (בסיסית) בלבד. אין מדובר ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת" או ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" כמשמעותן בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001 (על תיקוניו ותקנותיו); המערכת אינה מהווה "גורם מאשר" ואינה מנפיקה תעודות אלקטרוניות.
8.3. האחריות לבחירת סוג החתימה המתאים לצורכי הלקוח, להתאמתה לדרישות הדין, לקבילותה כראיה ולהטמעתה בתהליכי הלקוח — היא של הלקוח בלבד. החברה אינה ערבה לקבילותו המשפטית של מסמך חתום מול צד שלישי כלשהו.
9.1. המערכת כוללת אינטגרציה מול רשות המסים בישראל, והחברה פועלת לעמידה בדרישות הרלוונטיות נכון למועד עדכון הסכם זה.
9.2. הסתייגות: החברה אינה אחראית לשינויים בדרישות רשות המסים או בדין, לתקלות, זמינות או שגיאות בצד מערכות רשות המסים, או לנכונות, שלמות ועיתוי הנתונים שהלקוח הזין ואשר מדווחים בשמו. האחריות לתוכן הדיווח ולעמידה בחובות המס — של הלקוח בלבד.
10.1. השימוש כפוף לתשלום בהתאם למסלול ולטופס ההזמנה. המחירים אינם כוללים מע"מ אלא אם צוין אחרת.
10.2. חידוש: ככל שהמנוי כולל חידוש אוטומטי, יינתן על כך גילוי מפורש בהתאם לדין, לרבות חוק הגנת הצרכן, וללקוח תעמוד אפשרות ביטול נגישה בהתאם לדין.
10.3. אי-תשלום: במקרה של אי-תשלום, החברה רשאית להשעות או להגביל את הגישה לאחר מתן התראה סבירה.
10.4. החזרים: אלא אם נקבע אחרת בטופס ההזמנה או נדרש בדין, תשלומים ששולמו אינם ניתנים להחזר בגין תקופה שלא נוצלה.
רמת השירות, הזמינות והתמיכה מפורטות במפרט השירות (SLA). החברה תפעל לזמינות סבירה, אך אינה מתחייבת לזמינות רציפה נטולת הפרעות, ורשאית לבצע תחזוקה מתוכננת בהודעה סבירה מראש ככל הניתן.
12.1. כל הזכויות במערכת, בקוד, בממשקים, בעיצוב, במיתוג, בלוגיקה העסקית ובחומרי העזר שייכות לחברה או לבעלי הזכויות מטעמה. הלקוח אינו רוכש כל זכות מעבר לרישיון השימוש המוגבל.
12.2. ככל שהלקוח ימסור משוב, הצעות או רעיונות, החברה רשאית לעשות בהם שימוש חופשי וללא תמורה.
13.1. השירות מסופק "כמות שהוא" (AS IS) ו"כפי שזמין" (AS AVAILABLE). החברה מסירה מעצמה כל אחריות או מצג, מפורש או משתמע, לרבות התאמה לצורך מסוים, סחירות או פעולה נטולת שגיאות.
13.2. שלילת נזקים עקיפים: החברה לא תישא בשום מקרה באחריות לנזקים עקיפים, תוצאתיים, מיוחדים או עונשיים, לרבות אובדן רווח, אובדן הכנסה, אובדן מידע, אובדן מוניטין או הפרעה עסקית, גם אם הודע לה על אפשרות הנזק.
13.3. תקרת אחריות: בכל מקרה, אחריותה הכוללת והמצטברת של החברה בגין כל עילה שהיא, בין חוזית ובין נזיקית, לא תעלה על הגבוה מבין: (א) סך התשלומים ששילם הלקוח בפועל בגין השירות בשנים-עשר (12) החודשים שקדמו לאירוע שהצמיח את העילה; או (ב) סך התמורה ששולמה בפועל בגין ההטמעה החד-פעמית. התקרה חלה על מלוא התביעות במצטבר.
13.4. הגבלות אלה מהוות יסוד מהותי להסכם, ותנאי המחיר נקבעו על בסיסן.
13.5. הפסקות שירות וסעד יחיד: מבלי לגרוע מן האמור, החברה לא תישא באחריות לכל נזק הנובע מהפסקת שירות, שיבוש, האטה או אי-זמינות של המערכת, לרבות כאלה הנמשכים שעות אחדות או חלק מיום. ככל שהחברה התחייבה לרמת זמינות במפרט השירות (SLA), הסעד היחיד והבלעדי של הלקוח בגין אי-עמידה בה יהיה זיכוי יחסי (Service Credit) כקבוע ב-SLA, ולא פיצוי, החזר או ביטול.
הלקוח מתחייב לשפות ולפצות את החברה בגין כל נזק, הוצאה, אובדן או תביעה של צד שלישי הנובעים מתוכן הלקוח, משימוש מפר או בלתי חוקי במערכת, או מהפרת הסכם זה על ידו.
כל צד ישמור בסודיות מידע חסוי של הצד האחר שנחשף לו במסגרת ההתקשרות, ולא יעשה בו שימוש אלא לצורך קיום ההסכם, למעט מידע שהוא נחלת הכלל או שגילויו נדרש בדין.
16.1. עיבוד מידע אישי כפוף למדיניות הפרטיות ולנספח עיבוד המידע (DPA), המהווים חלק בלתי נפרד מהסכם זה.
16.2. הלקוח מאשר כי חלק מהמידע עשוי להיות מאוחסן ומעובד מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית, וכי העברה זו מבוססת על מנגנונים מקובלים בדין. פירוט ספקי המשנה מצוי ב-DPA.
17.1. החברה רשאית להשעות או להגביל גישה במקרה של שימוש אסור, הפרת ההסכם, חשש לפגיעה באבטחה, אי-תשלום, דרישה רגולטורית, או נסיבות תפעוליות חריגות המחייבות זאת לשם הגנה על המערכת או על משתמשיה — ולפרק הזמן המזערי הנדרש, בהודעה ללקוח ככל הניתן.
17.2. כל צד רשאי לסיים את ההתקשרות בהתאם לתנאי טופס ההזמנה, ובהיעדר קביעה — בהודעה מוקדמת סבירה.
17.3. ייצוא נתונים: בכפוף לסילוק חובות, תעמוד ללקוח לתקופה של שישים (60) יום ממועד הסיום אפשרות לייצא את תוכן הלקוח בפורמט נגיש. בתום התקופה החברה רשאית למחוק את תוכן הלקוח, בכפוף לחובות שמירה בדין ולמדיניות הגיבויים, כמפורט במדיניות הביטול והמחיקה.
אף צד לא יישא באחריות לעיכוב או לאי-קיום הנובעים מנסיבות שאינן בשליטתו הסבירה, לרבות ומבלי למעט: כשל, שיבוש או הפסקת שירות של ספקי תשתית, ענן, מרכזי נתונים, DNS או תקשורת; מתקפות סייבר, וירוסים או מניעת שירות (DDoS); הפסקות חשמל או אינטרנט; אסונות טבע, מגפה, מלחמה או טרור; שביתות; ושינויי חקיקה או רגולציה. במקרה כאמור יושעו חובות הצד המושפע למשך תקופת האירוע, והוא יפעל באופן סביר לחידוש הפעילות בהקדם.
19.1. הלקוח מאשר ומבין כי השירות נבנה ומתארח על תשתיות וספקי צד-שלישי, לרבות פלטפורמת פיתוח, ספקי ענן, אחסון, DNS, תקשורת, עיבוד מסמכים ובינה מלאכותית, כמפורט ב-DPA. זמינות, תקינות וביצועי השירות תלויים, בין היתר, בשירותים אלה.
19.2. החברה אינה אחראית לכל כשל, שיבוש, אובדן, עיכוב או הפסקת שירות הנובעים מספקי צד-שלישי או מגורמים שאינם בשליטתה הסבירה, ואירועים אלה לא ייחשבו הפרה של ההסכם. התחייבויות החברה כלפי הלקוח לא יעלו, בכל מקרה, על ההתחייבויות והסעדים שהחברה עצמה מקבלת מספקי המשנה שלה.
החברה רשאית לעדכן הסכם זה מעת לעת. עדכון מהותי יובא לידיעת הלקוח, ובמקרים המתאימים תידרש הסכמה מחודשת (re-consent) כתנאי להמשך השימוש. הנוסח המעודכן, מספר הגרסה והגרסה שאושרה על ידי הלקוח מתועדים במערכת.
21.1. המחאה: הלקוח אינו רשאי להמחות את זכויותיו ללא הסכמת החברה מראש ובכתב. החברה רשאית להמחות זכויותיה במסגרת מיזוג, רכישה או העברת פעילות.
21.2. נפרדות: בטלות סעיף לא תפגע בתוקף יתר ההוראות. 21.3. ויתור: ויתור על הפרה לא ייחשב ויתור על הפרות נוספות. 21.4. הודעות: הודעות יימסרו בכתב לכתובות שנמסרו, לרבות בדוא"ל.
על הסכם זה יחולו דיני מדינת ישראל בלבד, וסמכות השיפוט הייחודית בכל עניין הנובע ממנו נתונה לבתי המשפט המוסמכים במחוז תל אביב-יפו, לשני הצדדים כאחד.
לשאלות בנוגע להסכם זה ניתן לפנות באמצעות דף יצירת הקשר באתר.
מדיניות זו מסבירה כיצד מפעילת השירות SmartOps AI ("אנו") אוספת, משתמשת, משתפת ומגנה על מידע במסגרת השימוש באתר ובמערכת. המדיניות מהווה חלק ממסמכי ההתקשרות, לצד הסכם ההתקשרות ותנאי השימוש ונספח עיבוד המידע (DPA). המדיניות מנוסחת בלשון זכר מטעמי נוחות ומתייחסת לכל המגדרים. אנו פועלים בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, ולתקנותיו, כפי שיתוקנו מעת לעת, ולכל דין חל אחר.
אינך מחויב על פי דין למסור את המידע האישי המפורט להלן. יחד עם זאת, ללא מסירת המידע כאמור לא יהיה באפשרותנו להעניק לך את השירותים המבוקשים. בעצם ההתקשרות עם החברה, המשך שימושך בשירותים או יצירת קשר עמנו — אתה מביע את הסכמתך להודעת פרטיות זו ולאיסוף מידע אישי אודותיך ("מידע אישי" ו-"מידע בעל רגישות מיוחדת", להלן ביחד: "מידע אישי"), כהגדרתם בחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981.
אנו עשויים לאסוף: פרטי זיהוי ויצירת קשר; נתוני הרשמה, חברה ומנוי; פרטי משתמשים בארגון; מידע עסקי ותפעולי שהוזן למערכת; מסמכים וקבצים שהועלו; נתוני שימוש, לוגים טכניים, כתובת IP וסוג מכשיר; נתוני אבטחה; ותוכן שנשלח דרך טפסי יצירת קשר.
2.1. ביחס למידע אישי של לקוחות, ספקים ומשתמשי-קצה שהלקוח מזין למערכת — הלקוח הוא בעל השליטה במידע (Controller), ואנו פועלים כמעבדי מידע (Processor) מטעמו, בהתאם לנספח עיבוד המידע (DPA).
2.2. ביחס למידע שאנו אוספים ישירות (הרשמה, שימוש, יצירת קשר) — אנו פועלים כבעלי השליטה במידע.
המידע משמש להפעלת השירות, רישום והתחברות, הקצאת הרשאות, ניהול מנויים, הפקת מסמכים, עיבוד סריקות, מתן יכולות AI, אבטחה, מניעת הונאה, תמיכה, שיפור המוצר (על בסיס מידע מצומצם או אנונימי), עמידה בדרישות דין, והגנה על זכויותינו וזכויות משתמשים אחרים. הבסיס החוקי לעיבוד הוא, לפי העניין: ביצוע חוזה, חובה חוקית, אינטרס לגיטימי או הסכמה.
בעת הפעלת יכולות AI, חלק מהמידע או הקבצים עשויים להיות מועברים לספקי עיבוד ומודלים חיצוניים (כמפורט ב-DPA) לצורך ניתוח, חילוץ נתונים, ניסוח, סיווג או אוטומציה. העברה זו נעשית אך ורק לצורך אספקת היכולת המבוקשת. איננו עושים שימוש בתוכן העסקי של הלקוח לצורך אימון מודלים, אלא אם ניתנה לכך הסכמה מפורשת ונפרדת.
אנו נעזרים בספקי ענן, אחסון, אבטחה, תקשורת, עיבוד מסמכים, דוא"ל וניתוח טכני, כמפורט ברשימת ספקי המשנה בנספח עיבוד המידע (DPA). ספקים אלה כפופים להתחייבויות סודיות ואבטחה. מידע יימסר גם אם נידרש לכך על פי דין, צו שיפוטי או הליך משפטי, או לצורך הגנה על אבטחת המערכת והמשתמשים.
חלק מהמידע מאוחסן ומעובד מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית ובאיחוד האירופי, על ידי ספקי המשנה שלנו. ההעברה מבוססת על מנגנונים מקובלים בדין להעברת מידע לחו"ל.
המידע נשמר כל עוד הוא נדרש לאספקת השירות, לעמידה בהתחייבויות חוזיות ובדין (לרבות חובות שמירה חשבונאיות), לאבטחה, לפתרון מחלוקות ולשימור גיבויים. פרטים נוספים במדיניות הביטול ומחיקת הנתונים.
אנו נוקטים אמצעים טכניים, ארגוניים ותפעוליים סבירים, כמפורט בדף אבטחת המידע ובנספח האבטחה של ה-DPA. עם זאת, לא ניתן להבטיח אבטחה מוחלטת, והמשתמש נדרש אף הוא לשמור על פרטי הגישה שלו ולנהל הרשאות באופן תקין.
בכפוף לדין, ניתן לפנות בבקשה לעיון, תיקון, עדכון או מחיקה של מידע אישי, להתנגד לעיבוד מסוים או לבקש מידע נוסף. מימוש זכויות עשוי להיות כפוף לאימות זהות ולמגבלות בדין. ביחס למידע שבשליטת הלקוח (כבעל השליטה), בקשות נושא מידע יופנו אל הלקוח, ואנו נסייע ללקוח במענה ככל הנדרש בהתאם ל-DPA.
האתר והמערכת אינם מיועדים לשימוש עצמאי של קטינים ללא אישור כדין של הורה או אפוטרופוס.
אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת בהתאם לשינויים בשירות, בטכנולוגיה, בדין או במבנה הפעילות. עדכון מהותי יובא לידיעת המשתמשים, ובמקרים המתאימים תידרש הסכמה מחודשת. הנוסח המעודכן באתר, על מספר הגרסה שלו, הוא המחייב.
12.1. המערכת מאפשרת ללקוח לחבר, מיוזמתו ובהסכמתו המפורשת, תיבת דואר אלקטרוני של העסק (לרבות Gmail או Outlook), לצורך משיכת מסמכים עסקיים שהתקבלו כקבצים מצורפים אל תיבת המסמכים הנכנסים במערכת. החיבור אינו נדרש לשימוש במערכת, וניתן לוותר עליו.
12.2. היקף הגישה. ההרשאה הנדרשת היא קריאה בלבד (gmail.readonly). איננו מבקשים ואיננו מקבלים הרשאה לשלוח הודעות, למחוק, לערוך או לשנות תוכן כלשהו בתיבה. הגישה מוגבלת לקריאת ההודעות ולהורדת הקבצים המצורפים אליהן.
12.3. מה נשמר אצלנו. נשמרים הקבצים המצורפים שנמשכו, ולצדם פרטי זיהוי מינימליים של ההודעה שממנה נמשכו (מזהה ההודעה, כתובת השולח, נושא ומועד קבלה), לצורך מניעת כפילויות ולצורך מעקב מקור. תוכן גוף ההודעה אינו נשמר. אסימוני הגישה נשמרים בנפרד מנתוני הלקוח, תחת בקרת גישה מוגבלת המונעת עיון בהם ממשתמשי המערכת, והם משמשים אך ורק לביצוע הפעולה שהלקוח ביקש.
12.4. שימוש מוגבל. השימוש שלנו במידע המתקבל מממשקי Google, והעברתו לכל יישום אחר, יעמדו בדרישות Google API Services User Data Policy לרבות דרישות ה-Limited Use. בפרט: איננו מוכרים מידע זה; איננו עושים בו שימוש לפרסום או לפרופיילינג שיווקי; איננו משתמשים בו לאימון מודלים של בינה מלאכותית; ואיננו מאפשרים עיון אנושי בו, למעט לצורך אבטחה או טיפול בתקלה שהלקוח דיווח עליה, בהיקף המצומצם הנדרש, או כאשר הדין מחייב זאת.
SmartOps AI's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
12.5. ביטול הגישה ומחיקה. ניתן לנתק את התיבה בכל עת ממסך ההגדרות במערכת; הניתוק מבטל את ההרשאה מול הספק ומוחק את אסימוני הגישה אצלנו לאלתר. בנוסף ניתן לבטל את ההרשאה ישירות בעמוד ההרשאות של חשבון Google. קבצים שכבר נמשכו למערכת הופכים לחלק מהמסמכים העסקיים של הלקוח, וכפופים למדיניות שמירת המידע שבסעיף 7 ולזכות המחיקה שבסעיף 9.
לשאלות או בקשות בנושא פרטיות ניתן לפנות דרך דף יצירת הקשר באתר.
נספח זה מהווה חלק בלתי נפרד מהסכם ההתקשרות ותנאי השימוש ("ההסכם"), ומסדיר את עיבוד המידע האישי על ידי מפעילת השירות SmartOps AI ("החברה", "המעבד") מטעם הלקוח ("בעל השליטה").
1.1. ביחס למידע אישי של לקוחות, ספקים, עובדים ומשתמשי-קצה שהלקוח מזין, מעלה או יוצר במערכת ("מידע אישי"), הלקוח הוא בעל השליטה, והחברה פועלת כמעבדת מטעמו בלבד.
1.2. החברה תעבד מידע אישי אך ורק בהתאם להוראות המתועדות של הלקוח, כפי שהן מגולמות בהסכם ובשימוש במערכת, ולצורך אספקת השירות בלבד, אלא אם נדרש אחרת בדין.
2.1. לעבד מידע אישי רק לצורך אספקת השירות ובמסגרת ההוראות.
2.2. להבטיח כי הגישה למידע מוגבלת למי שנדרש לכך, וכי כל הניגשים כפופים לחובת סודיות.
2.3. לנקוט אמצעים טכניים וארגוניים סבירים להגנת המידע, כמפורט בנספח א' להלן.
2.4. לסייע ללקוח, ככל הניתן וסביר, במענה לבקשות נושא מידע ובעמידה בחובותיו הרגולטוריות.
2.5. דיווח על אירוע אבטחה: להודיע ללקוח ללא דיחוי בלתי סביר, ולא יאוחר מ-72 שעות מגילוי אירוע אבטחה מהותי הנוגע למידע האישי, ככל הניתן, ולמסור מידע סביר הזמין לחברה לצורך עמידת הלקוח בחובות הדיווח שלו לפי דין, לרבות לפי חוק הגנת הפרטיות ותקנותיו.
2.6. למחוק או להשיב את המידע האישי בתום ההתקשרות, בכפוף לחובות שמירה בדין ולמדיניות הגיבויים, כמפורט במדיניות הביטול ומחיקת הנתונים.
3.1. הלקוח מצהיר ומתחייב כי קיים לו בסיס חוקי לאיסוף ולעיבוד המידע האישי שהוא מזין למערכת, וכי מסר את ההודעות וקיבל את ההסכמות הנדרשות מנושאי המידע.
3.2. הלקוח אחראי לחוקיות ההוראות שהוא מעביר לחברה ולתוכן המידע האישי.
4.1. הלקוח מאשר ומסכים כי החברה נעזרת בספקי משנה לצורך אספקת השירות, כמפורט בנספח ב' להלן.
4.2. החברה תבטיח כי ספקי המשנה כפופים להתחייבויות הגנת מידע וסודיות בהיקף מהותי דומה לאמור בנספח זה.
4.3. החברה רשאית לעדכן את רשימת ספקי המשנה מעת לעת ותפרסם את הרשימה המעודכנת. שינוי מהותי יובא לידיעת הלקוח, ותעמוד לו זכות התנגדות מנימוקים סבירים.
4.4. הבהרה מהותית: הלקוח מאשר כי המערכת נבנתה ומתארחת על תשתית פלטפורמת פיתוח צד-שלישי (Base44, המופעלת על ידי Wix.com Ltd.), וכי חלק מרכיבי השירות מתבססים על שירותי ענן, אחסון, עיבוד מסמכים ומודלים של בינה מלאכותית של צדדים שלישיים. אחריות החברה בגין כשל, זמינות או אבטחה של ספקי תשתית אלה כפופה למגבלות האחריות שבהסכם ולתנאי אותם ספקים.
חלק מהמידע האישי מאוחסן ומעובד מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית ובאיחוד האירופי, על ידי ספקי המשנה. העברה זו מבוססת על מנגנונים מקובלים בדין להעברת מידע לחו"ל.
אחת לשנה, ובכפוף להודעה מוקדמת סבירה ולחתימה על הסכם סודיות, הלקוח (או מבקר מטעמו) רשאי לבקש מידע סביר לצורך אימות עמידת החברה בנספח זה. החברה רשאית להיענות באמצעות המצאת תעודות, דוחות ביקורת או שאלונים, חלף ביקורת פרונטלית.
אחריות הצדדים בקשר לנספח זה כפופה למגבלות ולתקרת האחריות הקבועות בהסכם ההתקשרות.
החברה מיישמת אמצעים סבירים ומקובלים, לרבות: הפרדה לוגית בין לקוחות (multi-tenant scoping); ניהול הרשאות ובקרת גישה מבוססת-תפקיד; אימות משתמשים; הצפנת מידע בתעבורה ובמנוחה; תיעוד פעילות (logging) ובקרה; ניטור אבטחה והתמודדות עם מתקפות נפוצות; שימוש בתשתיות ענן מאובטחות; ונהלים לגיבוי ולשחזור. האמצעים נסקרים ומעודכנים מעת לעת.
הרשימה שלהלן משקפת את ספקי המשנה המהותיים נכון למועד העדכון. חלק מהספקים משמשים את פלטפורמת התשתית (Base44/Wix) שעליה נבנתה המערכת, וחלקם משמשים את החברה ישירות.
משך השמירה הוא אינדיקטיבי, כפוף למדיניות הספק ולחובות שמירה בדין. הרשימה המחייבת והמעודכנת מתפרסמת בדף זה.
מפרט זה מהווה חלק ממסמכי ההתקשרות של SmartOps AI ומגדיר את יעדי הזמינות, התחזוקה והתמיכה של השירות. במקרה של סתירה בין מפרט זה לבין טופס הזמנה פרטני — טופס ההזמנה גובר.
1.1. התחייבות זמינות: החברה תפעל להשגת זמינות חודשית של 99.0% לפחות. החברה אינה מתחייבת לזמינות רציפה, בלתי פוסקת או נטולת תקלות, ואינה מתחייבת לזמינות של 100%. הלקוח מאשר כי כל שירות מבוסס-ענן עשוי לחוות שיבושים, האטות או הפסקות מעת לעת.
1.2. חריגים לחישוב הזמינות (Carve-outs): בחישוב הזמינות לא ייכללו, ואינם מהווים הפרה: (א) תחזוקה מתוכננת או תחזוקת חירום; (ב) כשל, שיבוש או הפסקת שירות רוחביים של ספק תשתית/ענן (כגון השבתת אזור ענן שלם או אירוע גלובלי אצל ספק), להבדיל מתקלה נקודתית ברכיב בודד; (ג) אירועי כוח עליון; (ד) תקלות ברשת, בחומרה או בהגדרות מצד הלקוח; ו-(ה) השעיה מותרת לפי ההסכם.
1.3. הבהרה: הפסקת שירות הנובעת מגורם שאינו בשליטת החברה — לרבות תקלה ממושכת בתשתית ענן, גם אם תימשך שעות אחדות או חלק מיום — אינה מהווה הפרת הסכם מצד החברה, ובלבד שהחברה פעלה באופן סביר להקטנת הנזק ולחידוש השירות.
1.4. סעד יחיד ובלעדי (Service Credit): ככל שרמת הזמינות שבסעיף 1.1 לא הושגה מסיבה שבשליטת החברה, הסעד היחיד והבלעדי של הלקוח יהיה זיכוי יחסי בגובה עשרה אחוזים (10%) מדמי השימוש החודשיים בגין החודש שבו אירעה ההפרה. הזיכוי מותנה בפניית הלקוח בכתב בתוך שלושים (30) יום, מהווה פיצוי מלא וסופי, ואינו מזכה בפיצויים נוספים, החזרים או ביטול.
תחזוקה מתוכננת תבוצע, ככל הניתן, בשעות שאינן שעות שיא ובהודעה מוקדמת סבירה. תחזוקת חירום עשויה להתבצע ללא הודעה מראש כאשר הדבר נדרש להגנה על השירות או על המידע.
3.1. פניות תמיכה יופנו דרך דף יצירת הקשר באתר או בערוצי התמיכה שנמסרו ללקוח. שעות התמיכה: ימים א'-ה', 09:00–17:00 (שעון ישראל), למעט ערבי חג וחגים.
3.2. הגדרות חומרה: "תקלה קריטית" — תקלה בסביבת הייצור המונעת ביצוע של תהליך עסקי מהותי בעסקו של הלקוח, ושאין לה מעקף סביר. לדוגמה: אי-אפשרות להתחבר למערכת, אובדן נתונים , או חוסר יכולת לקלוט פעילות בהיקף שאינו ניתן לתיעוד ידני. "תקלה משמעותית" — פגיעה מהותית ביכולת ליבה שאינה עונה על הגדרת תקלה קריטית. "תקלה רגילה" — כל פנייה אחרת, לרבות בקשת מידע.
3.3. מעקף סביר: פתרון זמני שניתן להפעילו באמצעים העומדים לרשות הלקוח, בלי לפגוע מהותית בהמשך הפעילות, בלי ליצור עומס בלתי סביר, ובכפוף לחובות שבדין. הפקה ידנית של מסמך והזנתו למערכת בדיעבד תיחשב מעקף סביר, ובלבד שהיקף הפעילות באותה עת מאפשר זאת. תקלה בסביבת בדיקות, ותקלה שמקורה בציוד, ברשת, בדפדפן או בהגדרות שבשליטת הלקוח — אינן תקלה קריטית.
3.4. סיווג התקלה: הלקוח ידווח על התקלה בערוץ התמיכה ויפרט את השפעתה על פעילותו. הסיווג ייקבע על ידי החברה לפי ההגדרות שבסעיפים 3.2 ו-3.3. חלק הלקוח על הסיווג — תוסלם השאלה לגורם בכיר בחברה, ובינתיים יימשך הטיפול לפי הסיווג הגבוה מבין השניים.
3.5. תחילת טיפול בתקלה קריטית — התחייבות: החברה מתחייבת לתחילת טיפול בתוך לא יותר מ-4 שעות עבודה ממועד הדיווח (בשעות התמיכה שבסעיף 3.1), ולטיפול רצוף — לרבות הסלמה לגורם בכיר — עד להשבת הפעילות או למתן מעקף זמני (workaround), ככל שיידרש. ההתחייבות היא לזמן תחילת הטיפול ולרציפותו, לא נקבע לוח זמנים מחייב לסיום הטיפול, והוא יימשך ככל שיידרש עד לפתרון.
3.6. מניין הזמנים: המניין לפי סעיף 3.5 יחל ממועד הדיווח בערוץ התמיכה, ויושהה בכל פרק זמן שבו החברה ממתינה למידע, לגישה או להחלטה מצד הלקוח.
3.7. זמני תגובה מוערכים ליתר החומרות: תקלה משמעותית — עד יום עסקים אחד, תקלה רגילה או בקשת מידע - עד שני ימי עסקים. זמנים אלה הם יעד סביר ואינם התחייבות חוזית מוחלטת.
3.8. תקלה שמקורה בתשתית ענן חיצונית: החברה תפעל באותה מחויבות, לרבות תגובה מיידית, הסלמה מול ספק התשתית ועדכונים שוטפים ללקוח עד לפתרון, אולם לא תחול התחייבות חוזית לזמן פתרון של תשתית שאינה בשליטתה. אין באמור כדי לגרוע מסעיפים 1.2 ו-1.3.
3.9. עדיפות: בכל סתירה בין סעיפים 3.5 עד 3.8 לבין הוראה אחרת במפרט זה, לרבות סעיף 1 - יגברו סעיפים 3.5 עד 3.8.
תקלה קריטית שלא נפתרה בפרק זמן סביר תוסלם לגורם בכיר בחברה. ההסלמה היא חלק מהטיפול הרצוף לפי סעיף 3.5 ואינה מותנית בפנייה נוספת של הלקוח. הלקוח יעדכן פרטי איש קשר טכני עדכניים לצורך תקשורת שוטפת בתקלות.
מפרט זה אינו חל על מסלולי ניסיון או מסלולים חינמיים, אלא אם נקבע אחרת בטופס הזמנה. החברה רשאית לעדכן מפרט זה מעת לעת; הנוסח המעודכן באתר, על מספר הגרסה שלו, הוא המחייב.
דף זה מהווה חלק ממסמכי ההתקשרות של SmartOps AI ומסביר מה קורה לגישה ולנתונים במקרה של ביטול שירות, אי-חידוש מנוי, השעיית גישה או סגירת חשבון.
בסיום תקופת ניסיון, אי-חידוש, ביטול או השעיה, הגישה למערכת או לחלק מיכולותיה עשויה להיות מוגבלת בהתאם לסטטוס החשבון והמסלול.
בכפוף לסילוק חובות, יעמוד ללקוח חלון של שישים (60) יום ממועד הסיום לייצא את תוכן הלקוח בפורמט נגיש (כגון Excel/CSV/PDF), באמצעות יכולות הייצוא הקיימות במערכת. מומלץ ללקוח לייצא ולשמור מסמכים, דוחות וקבצים מהותיים לפני תום התקופה.
בתום חלון הייצוא, החברה רשאית למחוק את תוכן הלקוח מסביבת העבודה הפעילה, בכפוף לחובות שמירה בדין ולמדיניות הגיבויים. מחיקה מהגיבויים מתבצעת במסגרת מחזורי הגיבוי הרגילים, כך שמידע שהוסר מהסביבה הפעילה עשוי להישמר בגיבויים לפרק זמן מוגבל נוסף.
מידע שהדין מחייב את שמירתו — לרבות מסמכים חשבונאיים ומסמכי מס, הכפופים לחובות שמירה של עד שבע (7) שנים — או שנדרש לצורך הגנה על זכויות, מניעת הונאה, אבטחה או טיפול במחלוקות, עשוי להישמר גם לאחר בקשת מחיקה, למשך התקופה הנדרשת בלבד.
הלקוח אחראי לייצא ולשמור נתונים מהותיים לפני סיום השירות, ולנהל כראוי משתמשים והרשאות בתקופת הסיום.
בקשה פרטנית למחיקה, סגירה או בירור לגבי מידע לאחר סיום שירות תיבחן בהתאם לדין, למבנה השירות ולמגבלות תפעוליות סבירות. לפנייה — דף יצירת הקשר באתר.
אנו מפעילים את האתר והמערכת בסביבת ענן מודרנית ונעזרים בשכבות הגנה תשתיתיות וארגוניות שנועדו לצמצם סיכונים ולשמור על סודיות, שלמות וזמינות המידע.
אבטחת מידע אצלנו מבוססת על שילוב של הפרדה לוגית בין לקוחות, ניהול הרשאות, אימות משתמשים, בקרה על גישה, תיעוד פעילות, שימוש בתשתיות מאובטחות, והסתייעות בספקי ענן ושכבות הגנה חיצוניות ברמת הרשת והאתר.
המערכת מתארחת בענן ומסתמכת על שכבות הגנה של ספקי התשתית, לרבות רשתות מאובטחות, הגנות תעבורה, זמינות גבוהה, הפרדת עומסים, אמצעי ניטור והתמודדות עם מתקפות נפוצות ברמת היישום והרשת.
הגישה למידע נשלטת לפי משתמשים והרשאות. משתמשים עסקיים רואים מידע בהתאם לשיוכם הארגוני ולהרשאות שהוגדרו להם. בנוסף, קיימים מנגנוני בקרה תפעוליים ברמת היישום לצמצום חשיפה לא מורשית של נתונים.
המערכת כוללת מנגנוני הזדהות, התחברות וניתוב משתמשים בהתאם למצב החשבון, השיוך הארגוני וסטטוס המנוי. משתמשים נדרשים לשמור על פרטי ההזדהות שלהם ולהימנע משיתוף גישה.
חלק מהפעולות במערכת מתועדות לצורכי בקרה, תחזוקה, אבטחה, פתרון תקלות ושיפור השירות. מידע זה עשוי לכלול לוגים טכניים, סטטוס פעולות, פעילות מסמכים או אירועי מערכת.
המערכת כוללת תהליכי יצירת מסמכים, העלאת קבצים, ולעיתים גם יצירה או אחסון של קבצי PDF חתומים. תהליכים אלה עשויים להישען על שירותים ייעודיים לעיבוד מסמכים, אחסון מאובטח והעברת קבצים.
כאשר משתמשים בכלי סריקה, חילוץ נתונים או בינה מלאכותית, ייתכן שקבצים או תוכן יועברו באופן מבוקר לשירותי עיבוד חיצוניים לצורך הפעלת הפונקציונליות. תהליכים אלה נועדו לשפר יעילות תפעולית, אך אין בהם כדי להחליף בקרה אנושית.
למרות האמצעים הננקטים, אין מערכת המחוברת לרשת שיכולה להבטיח חסינות מוחלטת. לכן חשוב שגם הלקוחות עצמם ינהלו הרשאות בצורה נכונה, ישמרו על סיסמאות חזקות, יעדכנו בעלי תפקידים ויבקרו גישה פנימית בארגון.
אם זוהתה חולשה, חשד לחשיפת מידע או אירוע אבטחה, יש לפנות אלינו בהקדם דרך דף יצירת הקשר כדי שנוכל לבדוק ולטפל בנושא.